3.2.1 事務部

東京大学の運営方針の下，地震研究所が行う研究教育の支援若しくは大学本部業務との橋渡しとなるために，庶務業務，人事業務，研究支援業務，予算業務，資産購入・管理業務，図書業務を司る事務部を設置している．組織体制としては，法人化前から業務内容に応じて細分化された縦割りの係体制から，2007年度に情報の迅速な伝達・共有を実現し，状況変化に柔軟に対応することを目的とするチーム制を導入し，事務長の下に庶務チーム，研究支援チーム，契約チームの3チームを編成した．また，事務部を柔軟かつ迅速に動かすための俯瞰的組織として，事務長，副事務長，各チームリーダーで構成する事務会議を設置し，事務部内の機能強化，所内外の情報の共有化，組織体制の検討を随時行ってきた． 具体的には，2012年10月に，限られた職員の中でワークシェアを図ることによって臨時的に「経営戦略チーム」を設置し，地震研究所が文科省から共同利用・共同研究拠点として認定を受けて初めて行なわれる中間評価に対し，要求される多様な調書を効率的に整理・作成し，最高評価を受けた一役を担った．また，法人化後，基礎的教育研究経費の財源として減少しつづける運営交付金に対して，外部資金（競争的資金）の獲得が重要かつ増加していること，そして地震研究所が今後の強化する共同利用事業を踏まえ，各チーム内の業務分担量の見直しを行い，2013年度より研究支援業務（外部資金業務・共同利用業務）を一層強化するための新たなチーム体制を構築した．

その他，地震研究所内の業務改善として高く評価されたものとして，2009年度には，①国際化への貢献として，英会話ランチの主催による外国人研究者とのコミュニケーションの推進，②危機管理体制の強化として，教職員及び学生を含む緊急連絡網の整備，③所内ＨＰを活用した各種事務手続き案内の明瞭化，2010年度には，地震研究所一般公開における図書職員による展示物（ナマズ絵）のコーディネート，2012年度には，共同利用活性化の一環として公募要領，各種フォーム見直し，公募申請Ｗｅｂ開発に対する研究支援チーム職員等の実務業務協力があり，いずれも所内表彰（所長賞）を受けている．